Automatizace v oblasti systémové administrace zažívá boom. Kombinace Copilotu, pracovních postupů, umělé inteligence a low-code platforem mění způsob, jakým IT týmy spravují e-maily, servery, uživatelské úlohy, zabezpečení a integrace s dalšími službami. Už nejde jen o propojování skriptů, ale o navrhování inteligentních procesů, které chápou kontext a přizpůsobují se za chodu.
Díky Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio a Power Automate pro stolní počítače můžete vytvářet složité pracovní postupy jednoduše tím, že v přirozeném jazyce popíšete, co chcete dělat : kontrolovat prioritní e-maily, spouštět skripty PowerShellu, koordinovat schvalování, integrovat data Dataverse nebo připojovat externí služby. To vše zastřešuje správu, zabezpečení a dodržování předpisů Microsoft 365.
Nová vlna automatizace: umělá inteligence, nízký kód a hyperautomatizace
Vývoj automatizace už není jen o provádění opakujících se úkolů. Umělá inteligence integrovaná do nástrojů Microsoft 365 umožňuje pracovním postupům učit se z dat , detekovat vzory a přizpůsobovat se změnám situace. Místo dodržování striktního scénáře mohou procesy činit rozhodnutí v reálném čase: upřednostňovat naléhavé e-maily, kategorizovat je, eskalovat problémy nebo přizpůsobovat akce na základě historie uživatelů.
S pokrokem generativní umělé inteligence a inteligentních agentů přestávají pracovní postupy být pouhými sekvencemi kroků a stávají se „živými“ procesy schopnými spolupráce mezi systémy, interpretace instrukcí v přirozeném jazyce a setrvání v chodu i v případě, že v původním návrhu nastanou nepředvídané případy.
Tento přístup vede k tzv. hyperautomatizaci , která zahrnuje maximální automatizaci procesů organizace kombinací různých technologií: umělé inteligence, RPA, platform s nízkým/žádným kódem a nástrojů pro dolování procesů. V systémové administraci se to promítá do komplexních pracovních postupů : od detekce události (e-mail, incident, požadavek uživatele) až po její řešení a protokolování, včetně schválení, oznámení a aktualizací systému.
V tomto scénáři hrají klíčovou roli platformy s nízkým kódem a bez kódu. Umožňují netechnickým profilům podílet se na vytváření a údržbě pracovních postupů , čímž snižují závislost na IT týmu a urychlují zavádění automatizace v celé organizaci. Díky šablonám, předpřipraveným konektorům a vizuálním návrhářům je mnohem rychlejší převést obchodní proces do provozního pracovního postupu.
Dolování procesů a úloh navíc usnadňuje pochopení toho, jak se práce ve skutečnosti denně vykonává. Tyto nástroje identifikují úzká hrdla, opakující se manuální úkoly (například převod CSV do Excelu ) a oblasti vhodné pro automatizaci a umožňují měřit dopad nasazených pracovních postupů. Pro systémovou administraci to znamená možnost upřednostnit, co automatizovat jako první (opakující se tikety, správa účtů, správa e-mailů atd.), a zdůvodnit vylepšení pomocí dat.
Pracovní postupy s agentem Microsoft 365 Copilot Workflows
V ekosystému Microsoft 365 je jedním ze základních kamenů pro vytváření pracovních postupů agent pracovních postupů integrovaný do Copilotu . Tento agent umožňuje definovat automatizace popisem v přirozeném jazyce toho, čeho chcete dosáhnout, aniž byste museli postup krok za krokem vytvářet od nuly.
Místo ručního přidávání jednotlivých konektorů, podmínek nebo akcí jednoduše napíšete instrukci typu „každé ráno zkontrolovat nepřečtené e-maily za posledních 24 hodin, roztřídit je do kategorií a poslat mi souhrn přes Teams .“ Z tohoto popisu agent vygeneruje pracovní postup, který kombinuje Outlook, umělou inteligenci, Teams a další potřebné služby.
Agent pro pracovní postupy umožňuje automatizovat úlohy v Outlooku, SharePointu, Teams, Planneru a dalších službách Microsoft 365 pomocí dat, jako jsou kalendáře, seznamy úkolů, seznamy SharePointu nebo adaptivní karty v Teams, ke shromažďování informací o uživatelích. To vše se provádí bez psaní kódu pomocí vizuálního návrháře, kde můžete vygenerované pracovní postupy kontrolovat, testovat a upravovat.
Předpoklady pro použití agenta pracovního postupu
Abyste mohli začít vytvářet pracovní postupy pomocí Copilotu, musíte splnit několik požadavků. Nejprve musíte být součástí programu Frontier , protože agent pracovních postupů je zpočátku distribuován v rámci tohoto frameworku. Jakmile získáte přístup, musíte agenta přidat z úložiště agentů Microsoft 365 Copilot .
Postup je jednoduchý: přihlaste se do Microsoft 365 Copilot, přejděte do sekce „Agenti“ na postranním panelu , vyhledejte agenta pracovního postupu (Frontier) a přidejte ho. Od té doby se „Pracovní postupy“ budou zobrazovat jako další agent v nabídce postranního panelu.
Z bezpečnostního hlediska je zásadní, aby zásady DLP zahrnovaly konektor akcí AI a funkci požadavků AI v Dataverse . Tato konfigurace se spravuje z administračního centra Power Platform pro příslušné prostředí. Pro přístup k plné funkčnosti je navíc vhodné povolit konektory SharePoint, Schválení, Týmy, Planner a Outlook ve vašich datových zásadách.
Vytvoření pracovního postupu s přirozeným jazykem
Jakmile je agent k dispozici, vytvoření pracovního postupu je jen pár kroků. Otevřete Microsoft 365 Copilot, vyberte agenta pracovního postupu v části Agenti a do textového pole zadejte, co chcete automatizovat, a uveďte co nejvíce podrobností.
Mohli bychom například definovat: „Každé ráno zkontrolovat nepřečtené e-maily v mé schránce za posledních 24 hodin, identifikovat ty důležité a poslat mi strukturované shrnutí přes Teams .“ Copilot tento popis interpretuje a generuje pracovní postup s denním spouštěčem, čtením e-mailů v Outlooku, klasifikací pomocí umělé inteligence a odesláním zprávy do Teams.
Výsledný postup zahrnuje všechny potřebné kroky: spuštění v uvedeném časovém úseku, kontrolu nepřečtených e-mailů, filtrování podle priority nebo naléhavosti, kategorizaci (např. „Vyžaduje odpověď“, „Pro informaci“, „Další důležité“) a sestavení souhrnu s odesílatelem, předmětem, stručným popisem, termíny a navrhovanými dalšími akcemi, který je odeslán uživateli v Teams.
Po vygenerování lze tok otevřít v Návrháři workflowů a zkontrolovat jednotlivé akce, upravit podmínky, změnit plán nebo obohatit logiku o další kroky. Přirozený jazyk slouží jako výchozí bod, ale návrhář umožňuje doladit automatizaci dle potřeby.
Automatické připojení ke službám Microsoft 365
Agent pracovního postupu dokáže na základě obsahu zprávy zjistit, které služby Microsoft 365 má použít . Pokud je v požadavku uvedeno „doručená pošta“ nebo „Outlook“, propojí pracovní postup s poštovní schránkou uživatele; pokud je v něm uveden „kanál Teams“, v případě více shod vás požádá o výběr správného kanálu.
V popisu je vhodné specifikovat umístění doručené pošty v Outlooku, kde budou e-maily čteny , chat nebo kanál v Teams, kde bude shrnutí publikováno, a pokud se používají funkce umělé inteligence s Dataverse, požadovaný typ seskupení nebo analýzy, například: „seskupte e-maily do kategorií podle toho, zda vyžadují odpověď, zda jsou informativní nebo relevantní z hlediska termínů.“
Agent použije účet Microsoft 365 uživatele k vytvoření potřebných připojení. Pokud systém nedokáže jednoznačně identifikovat web SharePointu nebo kanál Teams (kvůli podobným nebo nejednoznačným názvům), vyzve uživatele k potvrzení nebo výběru správného zdroje před pokračováním.
Testování, monitorování a správa pracovních postupů
Jakmile je pracovní postup vytvořen, je nezbytné jej ověřit. Na kartě aktivity agenta pracovního postupu můžete ručně spustit test triggeru , zkontrolovat historii provádění a zobrazit případné chyby.
Když uložíte tok, Copilot obvykle nabízí možnost jeho okamžitého otestování prostřednictvím chatu. Test můžete také spustit pomocí tlačítka „Test“ v horní části návrháře , čímž simulujete spouštěč, který tok aktivuje. Po spuštění testu se doporučuje zkontrolovat výsledky, opravit případné kroky a test opakovat, dokud chování nebude očekávané.
Stránka aktivit zobrazuje podrobnosti o každé instanci v toku: který trigger byl proveden, které akce byly provedeny, pořadí, v jakém byly zpracovány, a ve kterém kroku došlo k chybě, pokud k nějaké došlo . Kromě toho lze otevřít specifické spuštění pro analýzu vstupů a výstupů každé akce.
V obecném seznamu pracovních postupů můžete každý pracovní postup aktivovat nebo deaktivovat pomocí kontextové nabídky , což je užitečné pro pozastavení automatizací během údržby nebo testování. Ze stejného seznamu můžete také pracovní postupy trvale smazat, přičemž je třeba mít na paměti, že smazání nelze vrátit zpět a automatizace již nebude k dispozici.
Konektory a akce dostupné pro agenta pracovních postupů
Agent workflowu se integruje s nejběžnějšími službami Microsoft 365 používanými ve scénářích správy a produktivity . Prostřednictvím konektorů a předdefinovaných akcí lze kombinovat úkoly související s e-mailem, soubory, seznamy, úkoly, schváleními, uživateli nebo funkcemi umělé inteligence.
Vestavěný konektor obsahuje akce, jako jsou opakující se spouštěče a akce umělé inteligence , které vám umožňují aplikovat modely umělé inteligence ke klasifikaci, shrnutí nebo transformaci informací. V Outlooku můžete vyhledávat časy schůzek, číst e-maily, získávat události, vytvářet schůzky, odesílat e-maily a odpovídat na ně nebo vytvářet kontakty.
V SharePointu mohou pracovní postupy přidávat položky do seznamů, načítat nebo odstraňovat položky filtrováním podle různých polí . Planner umožňuje zobrazovat nebo spravovat uživatelské úkoly. Konektor schválení poskytuje akce pro vytváření žádostí o schválení a čekání na odpovědi od schvalovatelů.
K dispozici jsou také akce pro práci s konektorem uživatelů Office 365, jako je získání profilu uživatele nebo jeho přímého správce , a s Dataverse (AIB) orientovaným na umělou inteligenci, kde akce AI Message vyniká interakcí s modely a zpracováním strukturovaných obchodních dat.
Pokud potřebujete pokročilejší pracovní postupy nebo se chcete připojit ke službám mimo Microsoft 365, doporučujeme používat Power Automate a jeho rozsáhlý katalog konektorů, včetně konektorů publikovaných třetími stranami . Workflows Agent pokrývá nejběžnější scénáře v ekosystému Microsoftu, zatímco Power Automate umožňuje rozšířit automatizaci na jakoukoli kompatibilní službu.
Viditelnost, řízení a omezení pracovních postupů
Z hlediska správy a zabezpečení aplikací řídí administrátoři dostupnost pracovních postupů konfigurací aplikací Microsoft 365. V centru pro správu Microsoft 365 v části Copilot > Nastavení > Agenti můžete rozhodnout, zda bude agent pracovního postupu k dispozici všem uživatelům nebo pouze konkrétním skupinám.
Pracovní postupy se řídí stejnými zásadami zabezpečení, dodržování předpisů a uchovávání informací jako ostatní aplikace Microsoft 365. V centru pro správu Power Platform mohou administrátoři tyto pracovní postupy prohlížet a spravovat pomocí standardních postupů ALM (životního cyklu aplikací), jako je správa verzí, vývojové nebo produkční prostředí atd.
Ve výchozím nastavení jsou toky generované agenty hostovány ve výchozím prostředí organizace . Povolení směrování prostředí pro Copilot Studio umožňuje nasazení těchto toků do osobního vývojářského prostředí (PDE) tvůrce, čímž se jasněji oddělí testování a produkce.
Je třeba mít na paměti určitá omezení: pracovní postupy generované umělou inteligencí musí být před použitím v produkčním prostředí zkontrolovány a otestovány ; pracovní postupy vytvořené přímo v agentu Workflows Agent nelze v současné době sdílet; sada podporovaných konektorů je omezena na služby Microsoft 365; a vlastní konektory ani konektory třetích stran nejsou tímto agentem podporovány.
Pracovní postupy navíc automaticky neopravují chyby přítomné v jiných existujících pracovních postupech a použití přirozeného jazyka může vést k výběru nesprávného webu SharePointu nebo kanálu Teams, pokud jsou jejich názvy velmi podobné. A konečně, v současném stavu jsou pracovní postupy z tohoto agenta k dispozici pouze v angličtině.
Pracovní postupy agentů v Copilot Studio: pokročilá automatizace pro administrátory
Kromě agenta workflow integrovaného do Copilotu nabízí Microsoft v Copilot Studio také toky agentů jako nástroj pro orchestraci složitých obchodních procesů . Jedná se o sekvence akcí spouštěných konkrétními událostmi nebo podmínkami, které mohou sloužit jako nástroje pro konverzačního agenta.
Tyto toky jsou deterministické: při stejných vstupech budou vždy produkovat stejný výstup , což je činí velmi vhodnými pro kritické procesy systémové administrace, kde je vyžadováno předvídatelné a auditovatelné chování (registrace uživatelů, správa oprávnění, dotazy do interních systémů atd.).
Copilot Studio rozlišuje mezi „tématy“ a „toky agentů“. Témata se zaměřují na správu konverzace uživatelů (otázky, odpovědi, větve dialogu) a mohou zahrnovat akce na pozadí, zatímco toky agentů jsou optimalizovány pro provádění nekonverzačních obchodních procesů s hlubšími možnostmi automatizace.
I když se mohou zdát podobné cloudovým tokům Power Automate, existují mezi nimi důležité rozdíly. Toky agentů jsou navrženy pro nativní integraci s agenty vytvořenými v aplikaci Copilot Studio , zaměřují se na inteligentní automatizaci řízenou umělou inteligencí a jsou spravovány na základě fakturačního modelu pay-as-you-go v aplikaci Copilot Studio, bez nutnosti individuálních licencí Power Automate.
Dalším klíčovým rozdílem je sdílení: Toky agentů nelze v aplikaci Copilot Studio kopírovat, sdílet ani jim přiřazovat spoluvlastníky nebo oprávnění pouze ke spuštění , což je možné u cloudových toků. Stejný tok agenta však lze použít napříč více agenty jako opakovaně použitelnou akci.
Vztah k Power Automate a prémiovým konektorům
Cloudové toky Power Automate zůstávají nejflexibilnější možností pro automatizaci procesů napříč více externími službami a aplikacemi díky rozsáhlému katalogu konektorů a akcí. Mohou fungovat nezávisle nebo být volány z toků agentů a vytvářet tak komplexní řešení.
Pro toky agentů lze prémiové konektory použít bez dalších licencí Power Automate , protože jsou považovány za prémiové toky a jejich náklady jsou spravovány prostřednictvím aplikace Copilot Studio. Toky Power Automate pro stolní počítače (desktop RPA) však v současné době nelze spouštět přímo z toku agenta.
Pokud určité toky nejsou uvedeny v aplikaci Copilot Studio, je to pravděpodobně proto, že byly původně vytvořeny v Power Automate a ne jako toky agentů . Aby se zobrazily v aplikaci Copilot Studio, je třeba je převést nebo znovu vytvořit s konkrétním spouštěčem a akcí agenta.
Chcete-li přidat tok k agentovi Copilot Studio, musí se jednat o tok řešení, který obsahuje spouštěč „Spustit tok z Copilotu“ a akci „Odpovědět Copilotu“ nebo ekvivalent při práci s agenty (například „Když agent zavolá tok“ a „Odpovědět agentovi“ v závislosti na scénáři).
Vytvoření toku agentů jako nástroje pro agenta
Typickým případem v systémové administraci je vytvoření toku, který funguje jako nástroj agenta pro dotazování externích informací nebo provádění konkrétních akcí . Společnost Microsoft tento vzorec dokumentuje na příkladu předpovědi počasí pomocí služby MSN Weather, kterou lze snadno extrapolovat na dotazy interních systémů nebo monitorovacích API.
Tok agenta musí splňovat několik požadavků: musí používat spouštěč „Když agent volá tok“, zahrnovat akci „Odpovědět agentovi“ a být nakonfigurován tak, aby reagoval v reálném čase . Aby toho bylo dosaženo, musí zůstat možnost asynchronní odezvy zakázána, což znamená, že tok musí vrátit odpověď za méně než 100 sekund.
Úkoly vyžadující delší dobu provedení lze umístit za akci odezvy , protože pracovní postup může pokračovat v běhu až 30 dní. Interakce uživatele však musí být zodpovězena v rámci tohoto 100sekundového okna. To je obzvláště důležité pro administrativní automatizace, které dotazují pomalá API nebo zpracovávají velké objemy dat.
Když vytvoříte nový tok agenta přímo z motivu (při přidávání nového nástroje), Copilot Studio automaticky přidá potřebný spouštěč a akci odezvy . Jednoduše publikujte tok, vraťte se k agentovi a uložte změny, abyste k toku přiřadili nový uzel akce.
Odtud vám návrhář toku umožňuje přidávat akce, jako je volání API, dotazování konektorů služeb, zpracování přijatých informací a příprava odpovědi pro agenta . V příkladu s počasím jsou přidány vstupní parametry, jako je „Město“ a „PSČ“, spolu s akcemi, které volají konektor MSN Weather a nakonec odpoví souhrnem dne, lokality a pravděpodobnosti deště.
Správa a provádění připojení s uživatelskými přihlašovacími údaji
V ověřených agentech lze cloudové toky používané jako součást generativních orchestračních plánů nebo volané z motivů spouštět s použitím vlastních přihlašovacích údajů uživatele , čímž se respektují oprávnění a rozsahy přístupu. V podporovaných kanálech nevyžaduje používání těchto toků žádnou další konfiguraci na úrovni agenta; uživatelé mohou spravovat svá připojení při interakci s agentem.
V prostředích Power Platform chráněných klíči spravovanými zákazníkem (CMK) existují omezení pro spouštění cloudových toků s uživatelskými přihlašovacími údaji v plánech orchestrace nebo z motivů. V těchto případech se doporučuje nakonfigurovat možnost „pouze spuštění“ tak, aby používala konkrétní připojení, spíše než režim „pouze spuštění zadané uživatelem“.
Copilot v Power Automate pro stolní počítače: automatizace rozhraní a skripty
Kromě cloudových toků a toků agentů se může systémová administrace spolehnout na Copilot v Power Automate pro stolní počítače , který generuje automatizace, jež interagují s uživatelským rozhraním, lokálními soubory, automatizují úlohy v Excelu , skripty atd. pomocí přirozeného jazyka.
Tato funkce vám umožňuje vytvářet nové postupy na ploše nebo přidávat kroky k existujícím postupům jednoduše popisem toho, co chcete udělat , například „číst data ze souboru aplikace Excel a odeslat je e-mailem“ nebo „spustit skript PowerShellu a uložit výsledek do souboru“. Copilot interpretuje scénář, sestaví potřebné akce a vloží je do návrháře.
Možnost „vytvářet toky pomocí Copilotu“ na počítači je prozatím k dispozici v náhledové verzi pro prostředí ve Spojených státech , zatímco možnosti odpovídat na otázky týkající se produktů a shrnovat akce a dílčí toky jsou k dispozici v několika regionech (Evropa, Asie a Tichomoří, Latinská Amerika atd.). Kromě toho jsou podporovány pouze pracovní nebo školní účty , nikoli osobní účty Microsoft.
Při práci s desktopovými toky Copilot seskupuje akce generované funkcemi, označuje je počátečními a koncovými komentáři pro snadnou identifikaci a když detekuje záměr automatizovat akce rozhraní nebo prohlížeče, vkládá zástupné symboly, aby uživatel mohl spustit záznamník a zaznamenat skutečné interakce s aplikacemi.
Je také možné použít Copilot k přidání nových akcí do existujícího postupu . V návrháři vyberte v bočním panelu příslušný režim (například „Přidat krok“), popište požadovaný výsledek a Copilot vloží akce na konec postupu nebo přímo pod vybranou akci.
Jak psát dobré aplikace pro desktop s Copilotem
Kvalita generovaných pracovních postupů závisí do značné míry na srozumitelnosti zprávy. Je vhodné být co nejkonkrétnější, včetně cest k souborům, e-mailových účtů, předmětů a klíčových parametrů . Obecná zpráva typu „Odeslat soubor Excel e-mailem“ může nechat povinná pole prázdná a vést k chybám v návrhu.
Naproti tomu požadavek typu „Odeslat e-mail na adresu [email protected] z adresy [email protected] s předmětem 'Data o prodeji Contoso' a přiložit soubor C:\\contoso\\contoso.xlsx“ umožňuje aplikaci Copilot automaticky dokončit potřebné parametry pro akce e-mailu a vyhnout se chybám.
Pokud první pokusy nepřinesou očekávaný výsledek, je vhodné instrukci upřesnit, doplnit chybějící podrobnosti nebo úlohu rozdělit na dvě nebo tři konkrétnější zprávy . Dokumentace společnosti Microsoft poskytuje příklady instrukcí pro kompresi složek, zpracování textových souborů, práci s databázemi SQL nebo kombinování Excelu a e-mailu do jednoho pracovního postupu.
Copilot v desktopových pracovních postupech také zahrnuje funkci „generativních odpovědí“, která vám umožňuje klást otázky k produktu a dostávat vysvětlení na základě oficiální dokumentace , vždy s odkazy na odpovídající reference, abyste se mohli hlouběji ponořit do problematiky.
Další užitečnou funkcí je „Shrnutí akcí a dílčích toků “, která vám pomůže rychle pochopit, co dělá konkrétní část pracovního postupu na počítači. Můžete si vyžádat shrnutí jednoho řádku, více akcí nebo celých dílčích toků, upravit úroveň podrobností (několik vět nebo rozsáhlejší vysvětlení) a odkazovat na čísla řádků nebo názvy dílčích toků.
Omezení a řízení Copilota v pracovních postupech na počítači
Copilot v Power Automate pro stolní počítače má stále několik omezení. Podporuje pouze podmnožinu akcí dostupných na platformě (schránka, databáze, Excel, e-mail, skriptování, řízení toku, proměnné atd.) a podporovaným jazykem je angličtina.
Nelze jej použít s osobními účty, jako je [email protected] ; je vyžadováno ověření pomocí pracovního nebo školního účtu . Kromě toho mohou v současné době všechny funkce Copilotu pro vytváření flow využívat pouze prostředí nacházející se ve Spojených státech.
V sekci správy a řízení mohou administrátoři Power Platform zakázat možnost generování odpovědí pomocí Copilotu z odpovídajících nastavení a dokonce zakázat odesílání zpětné vazby od uživatelů společnosti Microsoft z nastavení klienta.
Pokud jde o ochranu osobních údajů a práva, správci mohou zobrazovat, exportovat a mazat zpětnou vazbu odeslanou uživateli v centru pro správu Microsoft 365 v části Stav > Zpětná vazba k produktu, což pomáhá splňovat interní nebo regulační požadavky.
Pokud chcete uživatelům ve vaší organizaci zcela zabránit v používání jakýchkoli funkcí Copilotu, můžete to koordinovat s podporou společnosti Microsoft , ačkoli se to obvykle spravuje prostřednictvím standardních konfigurací produktů a licencování.
Integrací Agent Workflows, Agent flows v Copilot Studio a Copilot v Power Automate pro stolní počítače mají týmy systémové administrace širokou škálu možností pro automatizaci všeho od jednoduchých uživatelských úkolů až po složité obchodní procesy. Výzvou již není ani tak dostupná technologie, jako spíše návrh dobrých procesů, jejich efektivní řízení a psaní jasných požadavků, které umožní Copilotu vytvářet robustní, bezpečné a skutečně užitečné pracovní postupy pro každodenní provoz organizace.
