Rychlé vyhledávání souborů je jedním z těch úkolů, které dělají zásadní rozdíl mezi okamžitým začátkem a ztrátou času hledáním. S příchodem Copilotu ve Windows a ekosystému Microsoft 365 můžete vyhledávat dokumenty, obrázky, e-maily a mnoho dalšího pomocí přirozeného jazyka a inteligentních filtrů, aniž byste si museli pamatovat přesné cesty nebo složité názvy souborů.
Tato příručka vás provede tím, jak používat Copilot k vyhledávání souborů ve Windows a aplikaci Microsoft 365 Copilot, co je potřeba povolit pro zobrazení výsledků, jak používat filtry a doporučení a důležité aspekty ochrany osobních údajů, zabezpečení a dodržování předpisů. Vše, co potřebujete, je na jednom místě s jasným vysvětlením, které vám pomůže ihned začít.
Co potřebujete k použití aplikace Copilot, která vám pomůže najít soubory?
Aplikace Copilot je k dispozici na kartě Domů v aplikacích Word, Excel, PowerPoint a Outlook na webu pro předplatitele aplikace Copilot. Pokud máte také předplatné Microsoft 365, které zahrnuje desktopové aplikace, uvidíte aplikaci Copilot i v těchto desktopových aplikacích, což vám umožní vyhledávat a pracovat se soubory, aniž byste museli opustit svůj pracovní postup.
Nejprve se ujistěte, že jste přihlášeni pomocí účtu, který má ve vašich aplikacích Microsoft 365 licenci Copilot . Pro domácí uživatele to znamená Microsoft 365 Personal nebo Family, případně Copilot Pro; pro firemní účty Microsoft 365 Business (Basic, Standard nebo Premium) nebo Enterprise (E3, E5, F1, F3) spolu s licencí Microsoft 365 Copilot.
Upozorňujeme, že u nových souborů, které jste si ještě neuložili, nebo u souborů uložených lokálně, určuje přístup k aplikaci Copilot a její schopnost vám pomoci primární aktivní licencovaný účet zobrazený v horní části okna Microsoft 365.
Aktivujte potřebné funkce: soukromí a propojený obsah
Pokud se Copilot nezobrazuje nebo jsou výsledky omezené, zkontrolujte nastavení ochrany osobních údajů účtu v libovolné aplikaci Microsoft 365 (Word, Excel nebo PowerPoint). Přejděte do nabídky Soubor > Účet > Ochrana osobních údajů účtu > Spravovat nastavení a ujistěte se, že jsou povoleny dvě klíčové položky: „Prostory, které analyzují váš obsah“ a „Všechny propojené prostory“.
Na Macu otevřete Word a přejděte do části Word > Předvolby > Soukromí, kde se ujistíte, že jsou povoleny stejné možnosti. Tato propojená prostředí umožňují aplikaci Copilot porozumět vašim souborům, schůzkám, zprávám a dalším informacím a poskytovat jim relevantní informace.
V Excelu při práci s daty otevřete kartu Domů, klikněte na tlačítko Copilot a poté klikněte na ikonu glóbu Spravovat předvolby obsahu. Pokud chcete, aby Copilot přistupoval k informacím z webu a obohatil vaše výsledky a návrhy, povolte možnost „Webový obsah“.
Kde hledat soubory pomocí Copilotu ve Windows a Microsoft 365
Centrálním místem pro vyhledávání je aplikace Microsoft 365 Copilot . V ní můžete najít lidi, chaty, schůzky a samozřejmě i soubory. Kromě výsledků uvidíte doporučení, přístup k nedávným dokumentům a položky sdílené s vámi, které vám pomohou pokračovat tam, kde jste skončili.
Výhody tohoto vyhledávání jsou zřejmé: můžete použít filtry a omezit výsledky na soubory, kontakty, schůzky nebo chaty; zobrazit doporučené soubory a shrnutí schůzek s navrhovanými pokyny; a okamžitě přistupovat k seznamu „Nedávné“, abyste se mohli vrátit k práci bez ztráty času.
Jak používat vyhledávání krok za krokem
V aplikaci Microsoft 365 Copilot vyberte v navigačním podokně možnost Hledat . Zadejte dotaz a vyberte přímo výsledek nebo klepněte na tlačítko hledání (ikona „>“) a rozbalte výsledky. Můžete se ptát přirozeně nebo použít konkrétní klíčová slova podle potřeby.
V sekci Doporučení se zobrazí souhrny relevantních schůzek a souborů s navrhovanými akcemi. Klepnutím na doporučení ho otevřete nebo vyberte výzvu dole, abyste ho přesunuli do Microsoft 365 Copilot a pokračovali v chatu, pokud chcete Copilotu poskytnout více kontextu nebo spustit následné úkoly.
Rychlý přístup a filtry
V sekci „Rychlý přístup“ uvidíte seznam souborů uspořádaných do tří bloků: Nedávné (poslední věc, na které jste pracovali), Sdílené (co s vámi bylo sdíleno) a Oblíbené (ty, které jsou označeny jako oblíbené v Microsoft 365 Copilot, OneDrive nebo v aplikacích, jako je Word nebo PowerPoint).
Pomocí filtrů Rychlý přístup můžete upravit, co se zobrazuje. A pokud potřebujete jít dále, klepněte v nabídce filtrů na „+ Nový“ a filtrujte podle Umístění, Sdíleno kým a Vlastněno. Tato segmentace vám pomůže redukovat šum a zaměřit se na správný soubor, a to i při práci se stovkami dokumentů.
Co přesně můžete hledat?
Můžete mimo jiné požádat Copilota, aby vám zobrazil lidi, soubory, obrázky, zprávy a weby SharePointu . Typickým příkladem je nalezení dokumentu na konkrétní téma, který s vámi někdo nedávno sdílel. Funguje také velmi dobře s otázkami týkajícími se běžného jazyka, nejen s jednotlivými klíčovými slovy.
Můžete například napsat: „Ukaž mi e-maily od Marty o prognóze na 4. čtvrtletí odeslané minulý týden“ nebo „Kde je tabulka, která rozděluje návratnost marketingových investic podle regionu?“ Copilot chápe kontext, interpretuje vztahy a význam a vrací relevantní výsledky napříč Microsoft 365.
Více než klíčová slova: Přirozený jazyk a přesnost
Vyhledávání v Copilotu se neomezuje pouze na porovnávání klíčových slov . Využívá sémantické porozumění k lepší interpretaci vašich potřeb, což vede k výsledkům, které více odpovídají vašemu záměru. Pokud chcete, podporuje také tradiční vyhledávání s použitím přesných slov nebo frází, ale jeho skutečná síla vynikne, když s ním mluvíte jako s člověkem.
Jeho design navíc umožňuje vyhledávání fungovat jako „organizační vrstva“ pro umělou inteligenci, zatímco Copilot Chat je prostorem pro provádění úkolů nebo hlubší ponoření se do dokumentu. Pokud vrátí souhrnnou odpověď o stavu dokumentu, můžete přepnout do Copilot Chatu a s těmito informacemi pokračovat v práci.
Přeneste data do Excelu pomocí Copilotu (a najděte je, ať už jsou kdekoli)
Dalším praktickým způsobem, jak „vyhledat a použít“ data, je Excel. Můžete požádat Copilota o přidání dat z webu , ze souborů uložených v SharePointu/OneDrive (Word, Excel, PowerPoint nebo PDF) nebo z jiných informací ve vaší organizaci (e-maily, schůzky atd.).
Postup je jednoduchý: otevřete Excel, přejděte na kartu Domů, klikněte na tlačítko Copilot , otevřete Předvolby obsahu (ikona glóbu) a ujistěte se, že je povolena možnost „Webový obsah“, pokud chcete, aby Copilot vyhledával na internetu. Poté v panelu Copilot vyžádejte potřebná data (můžete upravit příklady nebo napsat vlastní požadavek).
Po několika sekundách Copilot shromáždí informace. Pokud se zobrazí požadované informace, vyberte možnost „Vložit do nového listu“ a importujte je do nového listu. Případně je zkopírujte a vložte do aktuálního listu. Stejná logika platí pro vyhledávání a import tabulek nebo seznamů z jiných souborů nebo umístění, aniž byste museli procházet nespočet složek.
Pokud chcete jít ještě dál, oficiální dokumentace obsahuje „ Další způsoby tvorby s Copilotem v Excelu “: úvod do Copilotu v Excelu, jak importovat data z jiných souborů Excelu pomocí Copilotu a jak s jeho pomocí vytvářet pivotní tabulky. Je to skvělý doplněk pro urychlení analýzy a tvorby reportů.
Jak funguje vyhledávání Copilot v organizačním měřítku
Microsoft 365 Copilot Search je univerzální vyhledávací prostředí s umělou inteligencí , které sjednocuje výsledky v celé vaší organizaci. Nabízí jednoduchý, rychlý a bezpečný způsob, jak najít to, co potřebujete, kdykoli to potřebujete.
Integrace s Microsoft 365 Copilot jako specializovaným vyhledávacím modulem z něj činí komplexní, rychlý, relevantní, jednoduchý, propojitelný s chatem, personalizovaný podle uživatele a klienta a bezpečný na úrovni podnikového standardu. S více než 100 konektory v katalogu Microsoftu a Agent Storu , podporou vlastních konektorů a stovkami konektorů ISV je to jediný přístupový bod pro načítání dat od Microsoftu a třetích stran.
Co použít v každém případě: vyhledávání vs. chat
Obecně platí, že k rychlému a přesnému nalezení toho, co hledáte, používejte vyhledávání . Pokud potřebujete vygenerovat podrobnější odpovědi, vytvořit obsah nebo dokončit úkoly, přepněte v Copilot Chatu do konverzačního režimu. Oba režimy jsou propojené, takže je přirozené mezi nimi bezproblémově přecházet.
Typy odpovědí, které může Copilot Search vrátit
Administrátoři mohou uchovávat odpovědi, aby poskytovali stručné a platné výsledky týkající se zkratek, záložek a osob. Uvidíte definice zkratek používaných ve vaší organizaci, klíčové zdroje propagované jako záložky a profily osob, které vám pomohou porozumět rolím a vztahům.
Jak se liší od Microsoft 365 Copilot Chat a Microsoft Search
Pokud jde o Copilot Chat, vyhledávání je navrženo pro rychlé dotazy (vyhledávací pole) a je poháněno technologií Microsoft Graph a konektory třetích stran, zatímco chat je konverzační a může také čerpat z webu pro jeho obohacení.
Ve srovnání s Microsoft Search (bezplatná varianta) přidává Copilot Search (placená verze) sémantické vyhledávání s využitím umělé inteligence , moderní sjednocený zážitek, okamžitou podporu pro povolené konektory, hlubokou integraci s Copilot Chat a zjednodušené možnosti správy (pro zahájení práce není nutné žádné nastavení). Microsoft Search nabízí vyhledávání na základě klíčových slov, vyhledávání podle aplikace (Teams/Outlook) a vyžaduje konfiguraci pro zobrazení konektorů s filtry a typy výsledků.
Pokud jde o zabezpečení a soukromí, obě sdílejí stejný základ s integrovanými štítky důvěrnosti do uživatelského prostředí. Pro administraci bude Copilot Search od srpna 2025 umožňovat analytické reporty a bude se dále vyvíjet s novými funkcemi, jako jsou shrnutí na úrovni dokumentů s využitím umělé inteligence a vylepšení relevance a zpracování přirozeného jazyka.
Soukromí, školení modelů a kontrola ze strany uživatelů
Pokud jste se do služby Copilot přihlásili pomocí účtu Microsoft nebo jiného ověřování třetí strany, můžete si zvolit, zda se vaše konverzace budou používat k trénování generativních modelů umělé inteligence služby Copilot. Pokud se odhlásíte, může se tato změna projevit až za 30 dní. Pokud nejste přihlášeni, společnost Microsoft vaše konverzace k trénování nepoužívá.
Chcete-li tuto předvolbu změnit, přejděte na stránky copilot.microsoft.com (Profil > Název profilu > Soukromí > Školení textového/řečového modelu), Copilot pro Windows (Profil > Nastavení > Soukromí > Školení textového/řečového modelu) nebo do mobilní aplikace (Nabídka > Profil > Účet > Soukromí > Školení modelu). Toto nastavení nevylučuje další vylepšení produktu ani jeho použití pro účely zabezpečení a dodržování předpisů.
Na některých webech třetích stran, jako je Reddit, se zobrazují bannery o souborech cookie a podobných technologiích , které vysvětlují, jak se data používají k poskytování a údržbě služeb, personalizaci obsahu a měření reklamy. Můžete přijmout všechny soubory cookie nebo odmítnout ty nepodstatné; toto je oddělené od služby Copilot, ale je dobré to vědět při prohlížení souvisejícího obsahu.
eDiscovery: Vyhledávání a mazání dat o aktivitě Copilota
Pro scénáře dodržování předpisů můžete k vyhledání a odstranění uživatelských zpráv a odpovědí Copilot v podporovaných aplikacích a službách použít eDiscovery (Premium) a Microsoft Graph Explorer . To pomáhá odstraňovat citlivý nebo nevhodný obsah nebo reagovat na únik dat.
Předpoklady: Pro vytváření případů a používání kolekcí je vyžadováno členství ve skupině rolí „Správce eDiscovery“ a pro mazání dat je vyžadována role „Vyhledávání a čištění“ (ve výchozím nastavení je přiřazena rolí „Vyšetřovatel dat“ a „Správa organizace“). Existují provozní omezení, jako je například odstranění maximálně 100 položek na poštovní schránku na operaci, která jsou navržena tak, aby urychlila reakci na incidenty.
Doporučený postup zahrnuje: vytvoření případu v eDiscovery (Premium), vytvoření odhadu sběru pro vyhledání aktivity Copilot, která má být smazána (s použitím podmínky „Typ = Aktivita Copilot“ a případně rozsahu dat nebo klíčových slov), kontrolu výsledků, odstranění blokování nebo blokování z dotčených poštovních schránek, spuštění vymazání pomocí Graphu, ověření odstranění a opětovné použití blokování.
Pokud máte v Microsoft 365 Copilot povolené webové vyhledávání, dotazy odeslané do Microsoft Bingu lze identifikovat v eDiscovery. Stáhněte si položku z kolekce a vyhledejte pole „WebSearchQuery“, kde najdete konkrétní odeslaný dotaz.
Smazat pomocí Graphu a PowerShellu
V aplikaci Graph Explorer se přihlaste s účtem s rolí „Vyhledávání a čištění“. Nejprve načtěte ID případu pomocí požadavku GET na /v1.0/security/cases/ediscoveryCases. Poté získejte ID kolekce pomocí požadavku GET na /v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches. Nakonec proveďte požadavek POST na /v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches/{ediscoverySearchID}/purgeData, abyste odstranili položky vrácené kolekcí.
Můžete to také provést pomocí PowerShellu s oprávněními „ediscovery.ReadWrite.All“ a zadáním příslušného prostředí , například v prostředích americké vlády. Smazaná data se přesunou do skryté složky „SubstrateHolds“ na alespoň jeden den a trvale se odstraní jeden až sedm dní po spuštění úlohy časovače.
Řešení problémů: Pokud se Copilot nezobrazuje nebo jej nelze najít
Ověřte, zda jste přihlášeni se správným účtem a zda skutečně máte licenci Copilot . V praxi se mnoho problémů s chybou „Copilot se nezobrazuje“ vyřeší přepnutím na licencovaný účet v horní části aplikací Microsoft 365.
Zkontrolujte nastavení ochrany osobních údajů: V nabídce Soubor > Účet > Ochrana osobních údajů účtu > Spravovat nastavení zapněte možnosti „Prostory, které analyzují váš obsah“ a „Všechny propojené prostory“. Na Macu to proveďte v nabídce Word > Předvolby > Ochrana osobních údajů. Bez povolených těchto možností může být vyhledávání neúplné nebo nemusí poskytovat očekávané výsledky.
Pokud v Excelu nevidíte návrhy webových dat, otevřete panel Copilot a ujistěte se, že je možnost „Webový obsah“ nastavena na hodnotu „Zapnuto“. Pokud se řídíte oficiálními průvodci, kteří uvádějí „pro další kroky vyberte kartu“, mějte na paměti, že mnoho stránek společnosti Microsoft používá karty specifické pro danou platformu (Windows/Mac/Organizace), proto zkontrolujte kartu, která je pro vaše prostředí vhodná.
Sdílejte zpětnou vazbu a neustále se učte
Společnost Microsoft vás vyzývá k poskytování zpětné vazby pomocí tlačítek palec nahoru/dolů v aplikaci Copilot nebo v nabídce Nápověda > Zpětná vazba v Excelu. Tato zpětná vazba zlepšuje kvalitu odpovědí a pomáhá upřednostňovat vylepšení vyhledávání a uživatelského prostředí.
Pokud si chcete rozšířit obzory, podívejte se na školicí materiály, jako je „ Microsoft Copilot pro zabezpečení “ nebo sekce produktů věnované vyhledávání v aplikaci Microsoft 365 Copilot. Najdete tam průvodce „Další způsoby práce s vyhledáváním“ a související obsah, které vám mohou poskytnout nápady pro váš každodenní pracovní postup.
Díky sjednocenému vyhledávání v Copilotu a Microsoftu 365 máte na dosah ruky silnou kombinaci: rychlé výsledky s filtry a doporučeními, sémantické porozumění přirozenému jazyku a možnost pokračovat v chatu, abyste se ponořili hlouběji do problematiky nebo plnili úkoly. Přidejte k tomu řádnou přípravu (licence, nastavení ochrany osobních údajů a aktivní propojené prostředí) a pochopení možností dodržování předpisů a správy dat a přechod z „tento soubor nemohu najít“ na „už ho mám otevřený“ se stává otázkou několika sekund . Sdílejte tohoto průvodce, aby se více lidí mohlo naučit, jak pomocí Copilotu vyhledávat soubory.