Outlook má mnoho funkcí navržených pro zvýšení produktivity a usnadnění správy e-mailů. Mezi nimi, @ zmínky vám umožní zvýraznit kontakty v e-mailech a schůzkách v kalendáři, zajistíte, že dostanou upozornění a nezůstanou bez povšimnutí.
V tomto článku podrobně prozkoumáme, jak zmínky v Outlooku fungují, jak je správně používat a jaké triky můžete použít, abyste z nich vytěžili maximum. Probereme také, jak filtrovat e-maily, které vás zmiňují, a jak spravovat oznámení související s @zmínkami.
Co jsou @zmínky v Outlooku?
the @ zmínky V Outlooku je označování funkce, která vám umožňuje označit lidi v těle e-mailu nebo pozvánky kalendáře. Při psaní symbolu @ následuje jméno kontaktu, Outlook jej zvýrazní a automaticky přidá do řádku příjemce zprávy.
Tato funkce je užitečná zejména při potřebuješ, aby ti někdo věnoval pozornost do určité části vaší pošty nebo když se chcete ujistit, že příjemce není přehlédnut.
Jak používat @zmínky v Outlooku
Použití @zmínek v Outlooku je velmi jednoduché a vyžaduje pouze několik základních kroků:
- Otevřete novou e-mailovou zprávu nebo a pozvánka do kalendáře.
- Do těla zprávy napište symbol @ následuje jméno nebo příjmení kontaktu.
- Outlook zobrazí seznam návrhů. Vyberte kontakt, který chcete zmínit.
- Jméno kontaktu bude zvýrazněno a automaticky přidáno na řádek Komu: pošty.
- Pokud chcete, můžete část jména po výběru smazat a nechat například jen křestní jméno.
Tato metoda je ideální pro zmiňte kolegy v důležitých e-mailech, zajistí, že obdrží oznámení a budou vědět, že jejich odpověď je očekávána.
Filtrujte e-maily, ve kterých jste byli zmíněni
Pokud každý den dostáváte velké množství e-mailů, může být užitečné filtrovat zprávy, ve kterých jste byli zmíněni, abyste upřednostnili svou pozornost. Chcete-li to provést, postupujte takto:
- Otevřete Outlook a přejděte do doručené pošty.
- Klikněte na kartu Zahájení.
- Vyberte možnost Filtrujte e-maily.
- V rozbalovací nabídce vyberte možnost zmíněno.
Tímto způsobem vám Outlook zobrazí pouze zprávy, ve kterých bylo uvedeno vaše jméno výslovně.
Spravujte oznámení o zmínkách v aplikaci Outlook
Pokud dostáváte v e-mailech hodně zmínek a chcete oznámení lépe spravovat, v některých případech je můžete zakázat v nastavení. Outlook a OneDrive. Udělat to:
- Přístup do onedrive z prohlížeče.
- Přejít na konfigurace > Nastavení OneDrive.
- V sekci Nastavení upozornění, deaktivujte možnosti:
- Upozornění e-mailem, když ostatní uživatelé odpoví na mé komentáře.
- E-mailové upozornění, když jiní uživatelé komentují moje dokumenty.
Kromě toho v EU oznamovací e-maily které obdržíte v Outlooku, můžete vypnout upozornění na konkrétní vlákno komentáře kliknutím na možnost Zakázat upozornění pro tento soubor.
Výhody používání @zmínek v Outlooku
Zmínky v Outlooku nabízejí několik výhod pro správu vaší komunikace a spolupráce:
- Usnadňují pozornost příjemců: Každý zmíněný dostane jasné upozornění.
- Vyhněte se zapomnění příjemců: Když někoho zmíníte, automaticky se přidá do vašeho seznamu příjemců.
- Zlepšete produktivitu: Vyhnete se dalšímu vysvětlování a získáte rychlejší odpovědi.
- Pomáhají organizovat e-maily: Zprávy, ve kterých jste byli zmíněni, můžete filtrovat a upřednostňovat je.
Pokud tuto funkci ještě nepoužíváte ve své každodenní rutině, je to jistě efektivní způsob, jak efektivněji spravovat emailovou komunikaci. @zmínky v Outlooku jsou klíčovou funkcí pro zlepšení správy e-mailů a lepší uspořádání vaší doručené pošty. Pomocí nich můžete upoutat pozornost konkrétních kolegů nebo příjemců a zajistit, aby vaši zprávu viděli a jednali podle ní. Navíc vám umožňují efektivně filtrovat a organizovat e-maily.
Začněte používat @mentions ještě dnes a změňte způsob, jakým pracujete v Outlooku! Sdílejte průvodce, aby se o nástroji dozvědělo více lidí..