Příchod aplikace Copilot do Microsoftu 365 způsobil revoluci ve správě a využití plného potenciálu SharePointu Online. Pokud jste administrátor, vlastník webu nebo zkušený uživatel, pravděpodobně jste se zamýšleli nad tím, jak můžete využít Copilot ke správě, ochraně a optimalizaci obsahu vaší organizace mnohem chytřejším a efektivnějším způsobem.
V této podrobné příručce najdete vše, co potřebujete vědět pro správu SharePointu Online pomocí nástroje Copilot, který kombinuje to nejlepší z tradiční administrace s výkonem umělé inteligence. Probereme vše od řízení rozšiřování obsahu, přiřazování vlastníků, čištění webů, konfigurace agentů a ochrany před nadměrným sdílením až po pokročilé triky pro používání nástroje Copilot ke zlepšení produktivity a spolupráce ve vaší organizaci, aniž bychom zapomínali na klíčové aspekty soukromí a zabezpečení.
Proč Copilot mění správu SharePointu Online
Integrace Copilotu do SharePointu Online znamená úzce spolupracovat s umělou inteligencí Microsoftu 365 na automatizaci opakujících se úkolů, optimalizaci pracovních postupů a informovaných rozhodnutích na základě organizačních dat. Produktivita a efektivita se výrazně zvýší, když můžete požádat Copilot o generování, shrnutí nebo integraci obsahu, ale aby vše fungovalo podle očekávání, je nezbytné, aby byla administrace SharePointu od samého začátku dobře naplánována.
Klíčem je proto řádná příprava SharePointu, nastavení pokročilých zásad pro správu, kontrola oprávnění a zajištění kvality a relevance obsahu , aby Copilot „rozuměl“ a přistupoval pouze ke správným informacím.
Pilíře pokročilé správy v SharePointu pro Copilot
Spolehlivá správa SharePointu Online je základem pro to, aby Copilot mohl vaší firmě přinášet skutečnou hodnotu. Jak společnost Microsoft doporučuje ve své oficiální dokumentaci, existují tři klíčové pilíře, které byste měli před integrací Copilotu do svých pracovních postupů pečlivě zvážit:
- Řízení rozšiřování obsahu: Je nezbytné vyhnout se duplicitě souborů, dokumentů a webů a zajistit, aby každý obsah měl svůj účel, ucelenou strukturu a jasně identifikované osoby, které jsou za něj odpovědné.
- Řízení přístupu a sdílení: Omezení toho, kdo může sdílet, upravovat nebo k informacím přistupovat, je klíčové pro ochranu citlivých dat a prevenci nechtěných úniků. Copilot by měl vidět pouze to, k čemu má každý uživatel oprávnění vidět.
- Správa životního cyklu obsahu: Zastaralé dokumenty a weby mohou negativně ovlivnit uživatelský zážitek a kontaminovat výsledky Copilotu. Udržování přehlednosti, aktuálnosti a relevantnosti je zásadní.
Jak optimalizovat rozšiřování obsahu v SharePointu
SharePoint může exponenciálně růst, pokud nenastavíte jasné limity a pravidla . To může vést k desítkám duplicitních webů, souborům, jejichž účel není znám, a problémům se správou a řízením. Zde pokročilá administrace a Copilot spolupracují na optimalizaci prostředí:
- Stanovuje procesy pro tvorbu a kontrolu obsahu: Poskytuje pokyny pro vlastníky webů, aby vytvářeli pouze to, co je nezbytné, a aby pravidelně kontrolovali dokumenty a stránky, které spravují.
- Vyhněte se duplicitě: Používejte nástroje a sestavy auditu SharePointu k detekci duplicitního obsahu a k podniknutí kroků ke sloučení nebo odstranění nepotřebného obsahu.
- Poskytuje školení a podporu: Copilot může pomoci zodpovědět běžné otázky a provést uživatele efektivním vytvářením obsahu, ale ujistěte se, že všichni znají obecná pravidla organizace.
Řízení oprávnění a sdílení informací
Jedním z největších rizik integrace Copilotu do organizace je, že by mohl přistupovat k informacím, ke kterým by neměl přistupovat, nebo je šířit. Ve výchozím nastavení Copilot používá oprávnění každého uživatele, ale pokud někdo něco sdílí příliš, uvidí to i umělá inteligence . Měli byste podniknout následující kroky:
Globální nastavení sdílení a sdílení pro jednotlivé weby
- Zkontrolujte výchozí možnosti sdílení: Omezte globální sdílení odkazů na konkrétní osoby, místo abyste povolili sdílení „všem kromě externích uživatelů“.
- Skrýt oprávnění se širokým rozsahem: Pokud je to možné, deaktivujte možnosti jako „Všichni“, aby žádný koncový uživatel omylem nesdílel příliš mnoho.
- Požádejte vlastníky webů o zpracování žádostí o přístup: Tímto způsobem zajistíte, že za každý sdílený obsah je vždy někdo zodpovědný.
Nástroje pro identifikaci a řešení nadměrného sdílení
Společnost Microsoft doporučuje používat pokročilé reporty v SharePointu k identifikaci webů, kde je obsah nadměrně sdílen, což může ohrozit zabezpečení a správu. Existují dva hlavní typy reportů:
- Zprávy založené na aktivitě: Analyzují nejčastěji používané typy oprávnění na webu (např. „Všichni kromě externích uživatelů“, „Kdokoli s odkazem“ atd.) a pomáhají odhalit kritické body.
- Základní zprávy: Vyhodnocují počet uživatelů s přístupem v porovnání s definovanou prahovou hodnotou, aby identifikovaly weby vystavené nad doporučenou prahovou hodnotou. Mohou být generovány pomocí PowerShellu s modulem SharePoint Online.
Automatické ladění a čištění webů a obsahu
Hromadění neaktivních webů nebo zastaralého obsahu nejen komplikuje administraci, ale může také negativně ovlivnit odpovědi poskytované službou Copilot . Pokud existují staré dokumenty nebo weby, ke kterým nikdo nemá přístup, může Copilot poskytovat irelevantní data nebo překračovat limity ochrany osobních údajů. Chcete-li to vyřešit:
- Spusťte direktivy neaktivního webu: Můžete nastavit pravidla, která automaticky identifikují weby, které po určitou dobu nezaznamenaly žádnou aktivitu. Vlastníci webů budou dostávat oznámení a mohou je upozornit, zda jsou stále potřeba.
- Filtrování a vytváření sestav za méně než pět minut: SharePoint vám umožňuje rychle vygenerovat zprávu o nefunkčních webech a také můžete požádat Copilota o pomoc s interpretací dat a návrhem akcí.
- Stanovuje fáze pro eliminaci: Pokud weby již nepotřebujete, nastavte je jen pro čtení a připravte je k archivaci v Microsoft 365, kterou lze archivovat po dobu 3, 6, 9 nebo 12 měsíců v závislosti na vašem nastavení.
Přiřazení a ověření vlastníků webů
Pro administraci a kontinuitu řízení je nezbytné mít pro každý web alespoň dva platné vlastníky . Vlastníci jsou zodpovědní za kontrolu přístupu k obsahu, čištění neaktivních webů a reagování na bezpečnostní audity. Společnost Microsoft vám poskytuje:
- Směrnice pro správu nemovitostí: V simulačním režimu můžete spustit zásadu, která vyhledá weby bez dostatečného počtu vlastníků, a poté spustit oznámení, která uživatele vyzvou k převzetí vlastnictví.
- Pravidelná aktualizace: Nastavte si připomenutí pro kontrolu platnosti vlastníků, zejména v místech kritických pro podnikání.
Řízení přístupu systémem Copilot
Když Copilot odpovídá na dotaz, dělá tak na základě grafu Microsoft a oprávnění každého uživatele. Pokud ale nezkontrolujete, kdo může který dokument zobrazit, můžete se setkat s určitými překvapeními . Chcete-li to řídit a vylepšit, použijte:
Recenze přístupu k webu
- Vlastníci webů kontrolují seznam uživatelů a oprávnění: Mohou určit, zda je přístup přijatelný, nebo zda je třeba jej omezit. Pokud zjistí nadměrný přístup, mohou jej opravit pomocí kontrolního panelu.
- Pokročilé administrační panely: Umožňují vám na první pohled vidět nejzranitelnější místa a rychle zasáhnout dříve, než je Copilot vezme v úvahu.
Zvláštní zásady pro Copilota
- Řízení omezeného přístupu (RAC): Omezte přístup na konkrétní skupiny, aby si obsah mohly prohlížet nebo přistupovat k němu pomocí Copilota pouze ony.
- Omezený obsah (detekce): Umožňuje webu nadále fungovat tak, jak má, ale zabraňuje zobrazování jeho obsahu ve výsledcích Copilotu nebo ve vyhledávání v organizacích.
Proaktivní správa kritických pracovišť
Některé weby ze své podstaty vyžadují maximální ochranu a kontrolu. V těchto případech společnost Microsoft doporučuje přísnější opatření :
- Používejte RAC od začátku životního cyklu webu.
- Použijte detekci omezeného obsahu, abyste ponechali oprávnění stejná, ale ochránili před vystavením Copilotu.
- Zvažte blokování stahování nebo omezení přístupu k vysoce citlivým dokumentům, včetně nahrávek z Teams.
- Použijte šifrování s právy na extrakci u důležitých dokumentů.
Správa agentů v SharePointu pomocí Copilotu
V rámci SharePointu pracuje Copilot také se systémem agentů , které mohou členové webu vytvářet, upravovat a sdílet. Jedná se o malé automatizace nebo vlastní asistenty, kteří vylepšují administraci.
Správa a schvalování agentů
- Kterýkoli člen může vytvořit agenty: Uživatelé s příslušnými oprávněními si mohou vytvářet vlastní agenty a sdílet je.
- Vlastníci webů schvalují agenty: Všem uživatelům se zobrazují pouze schválení agenti, což zajišťuje kontrolu a kvalitu.
- Výchozí přiřazení agenta: Můžete si vybrat, který agent se pro každý web načítá ve výchozím nastavení, což usnadňuje přístup k běžným funkcím.
Odstranění a správa agentů
- Agenti lze smazat stejně jako jakýkoli jiný soubor, a to přístupem k souboru .agent pomocí kontextové nabídky.
- Více informací o agentech naleznete ve specifické dokumentaci s často kladenými otázkami a odkazy na oficiální zdroje.
Požadavky a kroky k povolení Copilota v Microsoft 365
Než budete moci Copilot používat na webech SharePointu Online, je důležité zajistit, aby vaše organizace splňovala licenční a konfigurační požadavky :
- Platný průkaz řidičského průkazu druhého pilota: K aplikaci Copilot mají v aplikacích přístup pouze uživatelé s předplatným Microsoft 365 Copilot. Je nezbytné mít k ní přidružený správný účet.
- Pro firmy budete potřebovat předplatné, jako je Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 nebo F3 s povolenou službou Copilot.
- Správné nastavení soukromí: Je zásadní, aby v části ochrany osobních údajů v aplikacích Microsoft 365 byly povoleny možnosti „Prostředí, která analyzují váš obsah“ a „Všechna propojená prostředí“.
Často kladené otázky o aplikaci Copilot v SharePointu Online
Integrace Copilotu se SharePointem vyvolává mnoho běžných otázek, proto stojí za to si projít některé důležité body:
- Kde se objeví Copilot? Pokud máte správnou licenci a konfiguraci, je Copilot k dispozici na kartě Domů v aplikacích Word, Excel, PowerPoint a Outlook a také v samotném rozhraní SharePointu Online.
- Kdo může vytvářet a používat agenty? Agenty může vytvářet jakýkoli člen s příslušnými oprávněními, ale jejich schválení a zveřejnění závisí na vlastnících webu.
- Jak je řízeno soukromí a zabezpečení? Copilot má přístup pouze k tomu, co vidí každý uživatel, ale nastavení oprávnění a zásad je odpovědností správce nebo vlastníka webu.
Nadcházející vylepšení: umělá inteligence a sémantické porovnávání
Společnost Microsoft pracuje na nových nástrojích založených na umělé inteligenci, jako je sémantické porovnávání, které usnadní detekci webů s podobnými vzorci nebo problémy. To vám umožní analyzovat celé vaše prostředí a díky umělé inteligenci najít další weby, které mohou mít podobná rizika nebo potřeby jako ty, které jste již identifikovali , a dále optimalizovat správu a ochranu informací.
Pochopení a zvládnutí těchto nástrojů a osvědčených postupů vám umožní vytěžit maximum z integrace Copilotu se SharePointem Online. Pokročilá administrace v kombinaci s vhodnými zásadami kontroly a čištění zaručuje mnohem bezpečnější, optimalizovanější a produktivnější prostředí pro všechny uživatele , minimalizuje rizika a využívá umělou inteligenci jako skutečného spojence v každodenní práci. Sdílejte tyto informace, aby se o tomto nástroji dozvědělo více lidí.